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时间:2012/5/3 20:57:42 来源:www.nsoft.com.cn 作者:nsoft 点击:1403次

办公自动化系统

办公自动化系统它具有公文外处理、文件管理、信息发布、内部通讯、档案管理、辅助办公、系统定制、系统维护等功能,有效的提高办公效率和办公自动化

主要功能、特色

1公文处理

公文处理模块是系统的核心,实现公文处理过程的电子化和自动化,提高公文处理的效率。

收文处理

凡外单位(上级单位、下级单位或相关单位)发至本单位的所有公文统称收文。根据文件性质的不同,收文可分为办理性文件和阅知性文件。收文处理就是对收到公文的办理过程,包括签收、登记、拟办、批办、传阅、承办、办理、归档等环节。一般单位的收文处理流程又按文件性质分为办文处理流程和阅文处理流程。

发文处理

以本单位名义发出的一切公文统称发文,是具有效力和规范格式的文书,接收单位可以是上级机关、下属单位或相关单位。发文处理指以本单位名义制发公文的过程,包括拟稿、核稿、会稿、审稿、签发、编号、排版、校对、打印、分发、归档等环节。发文按文件性质又可以分为多种发文,如正式发文、内部呈报件发文或专报件发文等。发文处理流程一般采用自由流程。

流程可自定义

公文处理流程可以由用户单位自定义,自定义项目丰富,系统管理员无需编程便能快捷地定义出符合本单位实际业务需要的收发文处理流程。

公文的安全性

公文流转过程中,只有当前办理人可以对文件进行办理。可以设置每个环节的办理权限,办理权限有:允许编辑文档、允许填写意见、允许查看意见汇总、允许跟踪后续办理过程、允许退回、允许分发文档、允许传阅文件、允许打印文件等,每个环节的办理人只能根据权限进行办理。

文件修改痕迹保留

系统集成WordWPS作为文件编辑工具,在发文处理过程中可以完整保留每个改稿人的修改痕迹。对不同人员的修改痕迹以不同的颜色显示加以区分,并能在修改区域标识修改人姓名及修改时间等信息,保证文件修改的严肃性和责任性。

处理信息的记录

每个流转公文都带有“意见汇总”和“流转历史”两个域,“意见汇总”自动记录了每个办理人填写的意见,“流转历史”自动记录了公文流转处理的过程信息。

文件编号

系统提供了定义“文种流水号”的功能,可以根据本单位收文和发文的分类定义文种流水号,文种流水号记录该类文件的编号信息和当前序号,收发文表单中可以直接调取当前文种流水号,当前流水号被使用后序号会自动加1

文件套打

公文处理结束后,可进行公文内容的套红打印。用户的打印权限可进行设置,无打印权限的用户无法进行文件套红打印。用户需套红打印的格式可根据用户需求完全进行自定义,以制作MS Word文档模板作为打印格式,将各类公文的指定内容按指定格式打印,形成具有固定格式要求的纸质文件。

自动催办

公文可以设置办理时限,对超时办理的公文可以进行自动催办。

办文督查

每个处理流程可以设置流程管理者,流程管理者可以实时监控本流程中的所有流转公文的办理情况,并可以进行催办、特送、删除等操作。

委托办理

可将相关工作委托给其他人办理,可设置委托时限,时限到后自动收回委托办理权限。

2、文件管理

可以根据需要设置文件库

用户单位可以根据实际需要设置文件库,文件库可用于保存流转结束的文件,也可用于存储各种日常文件。在文件库中可以设置文件夹,文件夹可以多级设置,文件存放在未级文件夹中。

文件库中提供多重访问权限控制

文件夹权限有:管理者、编辑者、作者、读者4类,文件夹权限向下递延到下级文件夹。

文件的访问受文件夹权限控制,管理者还可进行文件级访问权限设定。

用户单位可以根据实际需要设置有效的文件访问权限,确保单位中的文件按权限进行管理和访问。

文件格式自定义

文件格式可以自定义,文件中可存储文本、office文档、扫描件以及声音图像等任意类型的附件。

3、信息发布

电子公告

可发布各种公共信息如公告、通知或启事等。每个部门也可以建立自己的公告系统。

在线新闻

在线新闻用于单位内外部新闻的发布,发布人由系统管理员设置,近期新闻同时在主界面的左下角滚动显示。

电子论坛

为用户提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间,根据需要可以发起并创建某方面的议题,其他人可在此进行自由的谈论和发言,包括进行咨询、解答和收集意见等。

4、内部通讯

电子邮件

邮件系统为每一个办公用户提供了一个标准邮箱,可用于收发内部邮件,也可用于收发外部邮件。

在线短信

可以即时感知用户是否在线,可使用在线短信功能进行实时交流和留言。 

手机短信

可发送手机短信,当重要工作到达时以短信形式将通知发送到非在线用户手机中,确保重要事件的及时通知。

5、档案管理

实现文档管理的一体化

档案管理系统对单位中的各类文件进行统一管理。文件流转处理完毕归档到相应的文件库中,文件库中的文件还将定期归档到档案管理系统中。归档到档案管理系统中的文件由档案管理员进行整理和管理,使用人员可以查询档案目录和提交借阅申请单,借阅申请单经过档案管理员确认后,借阅者就可以在办公系统中直接阅览所借的电子档案。

符合国家档案管理规范

档案管理系统严格遵循国家档案局颁布的档案工作标准,支持文书档案归档新规则。实现对电子档案和实物档案的全面管理,功能涵盖档案业务处理的全过程,包括档案收集、整理、编目、组卷、立卷、保管、销毁、统计、保存价值鉴定、检索、编研、开发利用等工作。系统支持手工组卷,辅助组卷、自动组卷,并可实现案卷文件调整、排序、分卷、合卷等功能, 对已有的案卷号、件号等各种档案管理序号可以自主修改和重新排序,对重号、错号自动校验,系统还可以打印出档案管理所需的各种目录。

6、辅助办公

会议管理

提供会议室安排、会议计划和会议纪要管理等功能。

日程安排

提供个人日程、共享日程和日程提醒等功能,使用户能够更有效地安排自己的工作时间。

活动安排

提供领导活动计划拟定与审批、日程安排的查询等功能。

物品管理

提供办公用品信息登记与分类维护、物品库存和可领用信息查询、物品领用申请与审批、物品发放与报损等功能。

车辆管理

提供车辆资料登记、车辆状态网上实时查询、用车申请、用车审批、车辆与司机调度等功能。

信息采编

提供信息收集与整理、信息刊物编辑、发布与查阅功能。

7、系统定制

组织机构

设置本单位的组织机构,包括部门设置、岗位设置和人员设置,以及各部门、各岗位职能的描述。组织机构是系统进行工作管理和权限分配的基础。

表单定制

系统内置了一些常用的表单格式,系统管理员还可以根据单位业务需求自定义表单。表单定制功能强大,能够支持实际业务中各种表单格式的定义。

流程定制

系统管理员无需编程便能快捷地定义出符合本单位业务需要的各项工作流程,自定义项目丰富,可以很好地满足组织中各种工作处理的需要。流程定制包括:流程定义、环节定义和流向定义三个步骤:

[流程定义]   对每个流程的名称、类别、管理者、归档方式和归档数据库,以及可以应用该流程创建新工作的人员等基本属性进行定义。

[环节定义]   对流程中各个办理环节的名称、办理人员和办理权限等进行定义。办理人员:可选择具体的岗位或人员,也可设定成由上一环节指定或由文档中的某个域指定,并提供“只需其中一个办理人办理”或“需全部办理人共同办理”等辅助选项;办理权限有:允许编辑文档、允许填写意见、允许查看意见汇总、允许跟踪后续办理过程、允许退回、允许分发文档、允许打印文档等,并可用控制变量控制各个环节能够看到或编辑的文档域;还可设定:新工作到达时在线短信提示和不在线时手机短信通知。

[流向定义]   对流程中各个环节的流向进行定义,可定义直流、分支、条件分支、协办、循环和进入新流程等功能,满足各种类型流程处理的需要。

[自由流程]:      系统还提供了一种自由流程应用模式,在现实中有些工作无法用规范化的流程运转,这时可将这类工作定义成自由流程,无须定义流向,这样工作就可以在各个环节之间自由流转,完全由办理人根据具体情况来决定下一步流向。

字典库

对常用的数据字典、办公用语、流水号和打印模板等进行定义和维护。   

8、系统维护

系统维护中提供了安装系统、升级系统和刷新权限的工具,还可以在此查看流转日志。

9、配套产品(可选)

用户身份锁

对“用户名+口令”系统登录方式的一种补充,提供办公系统登录时进行二次身份认证的安全保障措施,确保重要用户身份安全。

电子签章

电子签章由签章功能组件、印章管理模块和印章钥匙盘组成,经授权的用户可以在文档中加入印章或个人手写签名。支持单签、多签、会签等多种签名方式。

电子签章使用安全散列算法(SHA-1)、DES加密算法以及PKI框架(Public Key Interface)的电子签名和电子印章的绑定,可靠性好,安全性高,并且可以扩展支持CA认证。

公文交换系统

公文交换系统实现各个机关单位之间电子公文的自动交换。公文交换系统由交换服务器和公文交换接口组成,公文交换接口与办公系统无缝连接,发文处理流程处理完的发文可以直接进入接口进行发送,收文处理流程可以直接从接口中引入收文。

附:用户身份锁简介:

用户身份锁是专门为智能办公系统用户提供的一种用于办公系统登录时进行二次认证的安全保障措施,是对“用户名+口令”登录方式的一种补充,不但用户随时随地实现安全登录办公系统,而且可以确保办公系统有效鉴别用户的合法身份。

主要特点

体积小巧,便于随身携带。

安全性高,采用安全的密钥产生和运行机制。

操作方便,支持热插拔,使用时插在计算机USB接口上,不使用时随身保管。

成本低廉,适合在单位内推广应用。 

功能介绍

用户身份锁(硬件)

由单位统一向智能办公系统用户发放身份锁,每个身份锁拥有唯一的硬件ID号。

安全机制

每个用户身份锁均生成有公钥和私钥信息,公钥信息加密传输到OA服务器保存。而私钥信息将加密存储在用户的身份锁中,具有不可逆,不可改等特性,可防黑客跟踪和病毒感染,安全可靠。

身份认证

用户登录时,办公系统将服务器上的公钥信息与存储在用户身份锁中的私钥信息进行比对验证,在这个过程中,私钥信息将不会离开用户身份锁,不会进入计算机及网络环境中,而是直接在内置智能卡上运行功能强大的加密/解密运算,同时,服务器与用户身份锁间信息通讯也采用了加密技术,防止传输过程中可能出现的侦听/截获情况。

办公系统对无身份锁非法用户的各种登录尝试操作将自动记录在案,实现有迹可查。合法用户登录时将立即收到警示信息。

附:电子签章系统简介:

电子签章系统是智能办公系统的一个配套产品,由签章功能组件、印章管理模块和印章钥匙盘组成,经授权的办公系统用户才能够在文档中加入印章或个人手写签名。支持单签、多签、会签等多种签名方式。

主要特点

基于Web方式操作,可在文档上签章、WORDEXCEL签章。

使用安全散列算法(SHA-1)、DES加密算法以及PKI框架(Public Key Interface)的电子签名和电子印章的绑定,可靠性好,安全性高。

扩展性好,支持CA认证和数字签名。

功能组成

签章功能组件

可广泛应用于办公系统中的各种文档(包括文档的WORDEXCEL正文),实现手写签名、电子印章、痕迹保留、意见批示等功能。

印章加入功能:提供从印章管理模块和印章钥匙盘两种印章加入方式,经授权的用户才可以在文档中加盖印章,使用印章时需要输入密码进行验证。

手写签名功能:经授权的用户能在文档中进行签名或批示,支持各种手写笔的录入或签名方式,可设定文字的大小、字体、颜色等属性。

签章验证功能:将自动记录包括用户名、时间、本地IP地址和唯一加密号等日志信息。

签章锁定功能:每个用户的签章操作保存后将及时锁定,防篡改、防抵赖、防截屏。

权限设置功能:可在办公系统的流程中设置允许签名的用户列表。

印章管理模块

统一管理单位内的电子印章,提供印章使用的用户设置、密码设置等功能。

印章钥匙盘

是一种集智能卡和读写器于一体的USB加密钥匙,用于存放单位或个人签名信息或印章信息。

单位内每个持有印章的用户均分配有一个印章钥匙盘,只能在办公系统的文档上进行签章时使用,可随身携带,具有防读取防拷贝等特性。